RECRUTEMENT

RECRUTEMENT / Assistant(e) administratif(ve)

Poste basé à Nanterre (92).CDD à temps partiel (mi-temps ou 3/5ème) de 4 à 6 mois (selon profil) avec CDI envisageable à l’issue.

L’entreprise

L’agence PASSERELLE, créée en 2008 et basée à Nanterre, est une entreprise pluridisciplinaire de maîtrise d’œuvre, assistance à maîtrise d’ouvrage et de pilotage de chantier, travaillant notamment avec des co/sous-traitants. Dans le cadre de son développement, elle crée un nouveau poste d’assistant(e) administratif(ve) dont les fonctions sont gérées depuis l’origine par son dirigeant. Le poste à pourvoir est donc une création de poste dont de nombreuses procédures sont à mettre en place et/ou améliorer.

La date d’ouverture du poste

Le poste est à pourvoir immédiatement.

Le poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif(ve), en relation directe avec le dirigeant. La dimension « relations humaines » est primordiale puisque vous êtes en relation directe avec le dirigeant. Les tâches à accomplir se déclinent tel que suit :

Partie administrative courante

– Accueil physique et téléphonique : accueil, prise des contacts, filtrage des appels,

– Gestion du courrier postal entrant et sortant, dont les courriers en recommandé,

– Classement, scan et archivage des documents administratifs,

– Gestion des fournitures et des contrats de livrables (copieur, téléphonie …),

– Assistance à la tenue de l’agenda et des déplacements du dirigeant,

– Rédaction, suivi et mise à jour de tableaux de suivi des avancements, de tableaux de bords, de bases de données administratives,

– Mise à jour du carnet d’adresses,

– Veille au bon fonctionnement des équipements de l’agence,

– Mise à jour de la documentation technique / matériauthèque (selon besoins exprimés par le dirigeant).

Partie ressources humaines

– Gestion des notes de frais (contrôle, saisie, paiement) et des frais kilométriques,

– Gestion administrative du personnel (RdV médecine du travail, mutuelle, suivi des congés et absences …),

– Suivi et réponses aux organismes liés aux diverses charges du dirigeant.

Partie chantiers

– Rédaction/relecture et diffusion des compte-rendu de réunion et de chantier,

– Rédaction des ordres de service et avenants,

– Emission des propositions de paiement des entreprises des chantiers,

– Suivi de la comptabilité des entreprises des chantiers,

– Suivi de la bonne tenue des dossiers administratifs des entreprises,

– Préparation des dossiers d’appel d’offres,

– Relance des entreprises pour obtention des devis,

– Suivi administratif et financier des projets (contrôle des documents administratifs, des échéances …),

– Suivi administratif des contentieux, litiges et sinistres.

Les « + » appréciés mais non obligatoires

– Les « + » appréciés mais non obligatoires

– Mise à jour communications agence (plaquette, site Web …),

– Rédaction des dossiers de candidature,

– Facturation fournisseurs et sous-traitants : contrôle,

– Opérations bancaires courantes.

Compétences requises

– Capacité relationnelle, du contact et de l’accueil,

– Capacité rédactionnelle (orthographe et grammaire) et orale,

– Organisation, Rigueur, polyvalence, dynamisme, curiosité,

– Discrétion et secret professionnel requis.

Profil recherché

– Bac de type gestion/administration avec expérience ou Bac+2 (administratif, comptabilité),

– Maîtrise des outils de bureautique (traitement de texte, tableur …),

– Connaissance de PowerPoint,

– Une expérience d’au moins une à deux années à un poste similaire serait appréciée mais débutant(e) accepté(e),

– Une Expérience préalable en agence d’architecture ou de maîtrise d’œuvre n’est pas obligatoire,

– Bonne compréhension et manipulation des chiffres et formules, notamment sur tableurs,

– Ecriture, lecture et compréhension de l’anglais.

Rémunération

Selon profil et convention collective.

Pour postuler

Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser par e-mail à passerelle@outlook.com. Aucune information ne sera donnée par téléphone.